home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / prntcard.zip / PRNTCARD.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-17  |  21KB  |  529 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.           PRNTCARD - Print 3" by 5" Card Program
  8.           Version  0.4  20 July 1989
  9.           Copyright (c) 1989 by Joseph R. Wood
  10.           Permission is granted to copy for noncommercial or nonprofit
  11.           purposes only.  All other rights reserved.
  12.           ----------------------------------------
  13.           This program was written by:
  14.  
  15.                Joseph R. Wood
  16.                5705 Laurel Avenue
  17.                Raytown, Missouri  64133
  18.                (816) 358-4173
  19.  
  20.           Introduction
  21.           -----------------------------------------------------------------
  22.           I am a member of the Ohio Genealogical Society (OGS).  One of the
  23.           services they provide is an Ancestor Card File.  This file
  24.           consists of members pedigree charts and a 3" by 5" card file to
  25.           index the names on the pedigree charts.  When two cards are found
  26.           to be the same person, each member submitting those cards will be
  27.           notified of the other's interest.
  28.  
  29.           This program will produce the 3" by 5" index cards for the OGS
  30.           Ancestor Card File.  It is not exactly in the format that they
  31.           suggest because I could not get all the information they wanted
  32.           on one card.  However, I believe it does provide the information
  33.           they need.  This program could be used to print cards of ancestor
  34.           information for other purposes than the OGS Ancestor Card File.
  35.           Below is a how a sample card appears.
  36.  
  37.  
  38.           FOSTER, Lucy Ann
  39.  
  40.           Father: FOSTER, Isaac Giles
  41.           Mother: CHENEY, Roxanna
  42.           B- 1 Apr 1853 Plainfield,Will,Illinois
  43.           M-18 Nov 1869 Goleta,S,California
  44.           D-31 May 1927 Santa Barbara,S,California
  45.  
  46.           Husband: SEXTON, Joseph
  47.  
  48.           Date Prepared            Joseph R. WOOD
  49.           07/20/89                 5705 Laurel Avenue
  50.                                    Raytown, Missouri
  51.                                    64133-3259
  52.                                    (816) 358-4173
  53.  
  54.           Requirements
  55.           -----------------------------------------------------------------
  56.           This program runs on an IBM PC or compatible with at least 256K
  57.           memory using DOS 2.0 or greater.  Be sure to have at least 20
  58.           files available from DOS by having the command "FILES=20" in
  59.           CONFIG.SYS.  If you have FILES greater than 20, that is OK.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.           This program depends on two programs: "Personal Ancestral File"
  74.           (PAF) available from the Church of Jesus Christ of Latter-day
  75.           Saints, and "Family Roots to System Data Format Program"
  76.           (FR2SDF).  This program is available with PRNTCARD.  FR2SDF
  77.           converts PAF Family Records data into System Data Format (SDF)
  78.           files.  PRNTCARD takes these SDF files and changes them into
  79.           dBASE III database files.
  80.  
  81.           This conversion process takes a lot of disk space, about 500
  82.           bytes for each PAF Family Record.  Therefore, PRNTCARD will
  83.           probably run best on a hard disk system.  To run on a floppy disk
  84.           system, see the Floppy Disk Operation paragraph below.  As an
  85.           example of the file size involved I took a 1,700 person PAF
  86.           database and converted it.  PRNTCARD's final database files took
  87.           up about 500,000 bytes of space.
  88.  
  89.           Continuous feed 3" by 5" cards work the best.  This program uses
  90.           no special printer control characters so it should run on any
  91.           printer.
  92.  
  93.           File Conversion
  94.           -----------------------------------------------------------------
  95.           FR2SDF should be run with the following command:
  96.  
  97.                FR2SDF [datapath]
  98.  
  99.                [datapath] is the disk or directory of the Family Records
  100.           data.  It is optional.  Do not include the brackets [] when
  101.           specifying a datapath.  If a datapath is not specified, the
  102.           default drive is used.  If FR2SDF does not understand the
  103.           datapath entered, or cannot find the PAF files, it will display
  104.           an error message, what it cannot find, and terminate.
  105.  
  106.           Running PRNTCARD
  107.           -----------------------------------------------------------------
  108.           When FR2SDF has completed, start PRNTCARD by entering the
  109.           command:
  110.  
  111.                PRNTCARD
  112.  
  113.           There are no options to the command.  When PRNTCARD starts, it
  114.           checks to see if there is any data in its INDIV2.DBF file.  If
  115.           there is no data, it automatically starts the routine to convert
  116.           the FR2SDF files.  If the PAF database is large, the conversion
  117.           could take a few minutes.  When the FR2SDF files are converted,
  118.           they are deleted.
  119.  
  120.           When the files have been converted, or PRNTCARD finds data in the
  121.           INDIV2.DBF file, it will present a menu of options.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                                         - 2 -
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.           PRNTCARD                    MAIN MENU                    07/20/89
  140.           =================================================================
  141.  
  142.           OPTIONS:
  143.  
  144.                0       Quit Program
  145.                1       Enter your name and address
  146.                2       Print 3 X 5 card
  147.                3       Print 3 X 5 card to a file
  148.                4       Print continuous cards
  149.                5       Reload database files
  150.  
  151.           SELECT OPTION: _
  152.  
  153.           Quit Program
  154.           -----------------------------------------------------------------
  155.           This option will stop the program and return the control of the
  156.           computer to DOS.
  157.  
  158.           Enter your name and address
  159.           -----------------------------------------------------------------
  160.           This option will bring up a screen for your name, address, and
  161.           telephone number.  Enter them as you want them to appear on the
  162.           printed cards.  These fields are a little shorter than usual in
  163.           order to put them on the card and leave room for a hole in the
  164.           bottom middle of the card.  When you get the information entered
  165.           the way you want it, press <Enter> while on the last line to save
  166.           it.  These fields may be made blank if you do not want to print
  167.           your name, address, and telephone number on the cards.  When the
  168.           first line is blank, the "Date Prepared" and date will not appear
  169.           on the card.
  170.  
  171.           Print 3 X 5 card
  172.           -----------------------------------------------------------------
  173.           This is the main part of the program.  This routine only prints
  174.           one card at a time.  It asks for a RIN (Record Identification
  175.           Number) of the person the card is for.  This is the same RIN the
  176.           person has in PAF.  When an RIN is entered, it finds the person
  177.           and asks you if this is the correct person.  If the person is
  178.           correct, then it prompts you to align the card for print.  When
  179.           the card is aligned, press any key to print it.  The screen will
  180.           echo what is printed on the printer.  When the card has printed,
  181.           the program prompts you to press any key to continue.  Continue
  182.           entering RINs and printing cards until all the ones you want are
  183.           printed.
  184.  
  185.           I would like to be able to specify an ancestor and print cards
  186.           for "x" generations unattended. However, I have not come up with
  187.           an algorithm to do this.  So I added the "print continuous cards"
  188.           option.  I suggest that when you print the pedigree charts you
  189.           are going to submit, you print an index to the pedigree charts
  190.           (using PAFUTIL).  Then use this index with the "print continuous
  191.           cards" option.
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.                                         - 3 -
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.           The line that prints the person's birth, marriage and death
  206.           information has the potential of being 84 characters long.
  207.           Because of this, the place fields are abbreviated if necessary.
  208.           The following convention is followed.  The date is always
  209.           printed.  The first and fourth place fields are always printed if
  210.           they have data in them.  If the line is too long, the second
  211.           place field is truncated to its first character.  If the line is
  212.           still too long, the third place field is truncated to its first
  213.           character.  There is a possibility the line may still be too
  214.           long.  However, it is believed the possibility is small and the
  215.           line would not make much sense without the date, first and fourth
  216.           fields as a minimum.
  217.  
  218.           Print 3 X 5 card to a file
  219.           -----------------------------------------------------------------
  220.           This is pretty much the same as printing a card to the printer.
  221.           The main difference is that the output is directed to a file,
  222.           PRNTCARD.PRN to be exact.
  223.  
  224.           The program always prints to PRNTCARD.PRN on the default drive.
  225.           If the PRNTCARD.PRN file already exists, it will be overwritten.
  226.           So if you want to save the information that has been printed to a
  227.           file, rename PRNTCARD.PRN.
  228.  
  229.           Print Continuous Cards
  230.           -----------------------------------------------------------------
  231.           This option looks for a file called "PRNTCARD.TXT".  This file
  232.           should have a list of RINs to print.  The RINs must start in
  233.           column 33 of the file and be left justified.  This routine was
  234.           designed to take the index that is printed at the end of the
  235.           Cascading Pedigree Report from PAFUTIL and print the RINs on it.
  236.           This routine ignores everything except values it can convert to
  237.           RINs in columns 33-37 of the file.  For example, this routine
  238.           will take the index report as-is and ignore fields it cannot
  239.           recognize as RIN's.  If the Cascading Pedigree Report is printed
  240.           to disk, and the index is requested, the entire file can be
  241.           loaded into a word processor, and the index can be separated from
  242.           the pedigree charts.  After the RIN database file is created, the
  243.           program prompts to print the cards to the printer.  If you answer
  244.           anything except 'Y', the routine will print to a file
  245.           (PRNTCARD.PRN).  I suggest you print the index cards to a file
  246.           instead of the printer.
  247.  
  248.           Reload Database Files
  249.           -----------------------------------------------------------------
  250.           This option will erase all records in the PRNTCARD files, and
  251.           converts a new set of SDF files.  If you make some changes or add
  252.           new ancestors into PAF, you will want to run FR2SDF again and
  253.           then use this option to update the PRNTCARD files.  For a large
  254.           PAF database, this could take a few minutes.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.                                         - 4 -
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.           Technical Details
  272.           -----------------------------------------------------------------
  273.           PRNTCARD is a Clipper compiled dBASE III Plus program.  The files
  274.           and indexes it uses should be compatible with dBASE III or dBASE
  275.           III Plus.
  276.  
  277.           FR2SDF is a Turbo Pascal (Version 4.0) program.  It does reads
  278.           only on the PAF files, so it should do no damage to them.
  279.           However, a back-up should be done, "just in case".
  280.  
  281.           The following are the files of the program.  The index files are
  282.           created by the file conversion process.
  283.  
  284.           FILE:  PRNTCARD.EXE
  285.           This is the executable program file.
  286.  
  287.           FILE:  FR2SDF.EXE
  288.           This is an executable program to convert PAF files to SDF files.
  289.  
  290.           FILE:  PRNTCARD.DOC
  291.           This is the documentation for the program, and is this file you
  292.           are currently reading.  This file can printed by issuing the
  293.           command:
  294.  
  295.                COPY PRNTCARD.DOC LPT1:
  296.  
  297.           FILE:  PRNTCARD.PRN
  298.           This is the file that the program writes to when the cards are to
  299.           be written to a file.  This file is created if it does not exist.
  300.           If it does exist, it is overwritten.
  301.  
  302.           FILE:  NAMADD2.DBF
  303.           This is the file that holds the name and address of the person
  304.           submitting the 3" X 5" ancestor card.  This database has one and
  305.           only one record.  Its structure is shown below:
  306.  
  307.           Field  Field Name  Type       Width    Contents
  308.               1  NNAME       Character     20    Submitter's Name
  309.               2  NADDR1      Character     25    Address Line 1
  310.               3  NADDR2      Character     25    Address Line 2
  311.               4  NADDR3      Character     25    Address Line 3
  312.               5  NPHONE      Character     14    Phone Number
  313.           ** Total **                     110
  314.  
  315.           FILE:  INDIV2.DBF
  316.           INDEX: INDIV2.NDX (Indexed on IRIN)
  317.           This is the file that holds the individual's data.  It's
  318.           structure is shown below:
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                                         - 5 -
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.           Field  Field Name  Type       Width    Contents
  338.               1  IRIN        Character      5    Individual RIN (from PAF)
  339.               2  ISURNAME    Character     16    Surname
  340.               3  IGNAME1     Character     16    Given name 1
  341.               4  IGNAME2     Character     16    Given name 2
  342.               5  IGNAME3     Character     16    Given name 3
  343.               6  ISEX        Character      1    Sex
  344.               7  IRINOS      Character      5    RIN of Older Sibling
  345.               8  IMRINOM     Character      5    MRIN of Marriage
  346.               9  IMRINPM     Character      5    MRIN of Parent's Marriage
  347.           ** Total **                      86
  348.  
  349.           FILE:  MARR2.DBF
  350.           INDEX: MARR2.NDX (Indexed on MMRIN)
  351.           This is the file that holds all of the marriage records of
  352.           individuals.  It's structure is shown below:
  353.  
  354.           Field  Field Name  Type       Width    Contents
  355.               1  MMRIN       Character      5    Marriage Rec ID No (MRIN)
  356.               2  MHRIN       Character      5    Husband's RIN
  357.               3  MWRIN       Character      5    Wife's RIN
  358.               4  MCRIN       Character      5    Youngest Child's RIN
  359.               5  MHOMMRIN    Character      5    H'band's Oth Marriage MRIN
  360.               6  MWOMMRIN    Character      5    Wife's Other Marriage MRIN
  361.               7  MDIVFLAG    Character      1    Divorce Flag
  362.           ** Total **                      32
  363.  
  364.           FILE:  EVENT2.DBF
  365.           INDEX: EVENT2.NDX (Indexed on ERIN + EEVNT_TYP)
  366.           This is the file that holds all of the events associated with a
  367.           person, such as birth, death, marriage, etc and when and where
  368.           they occurred.  It's structure is shown below:
  369.  
  370.           Field  Field Name  Type       Width    Contents
  371.               1  ERIN        Character      5    Event Indivdual's RIN
  372.               2  EEVNT_TYP   Character      4    Event Type Code
  373.               3  EDATE       Character     20    Date
  374.               4  EPLACE1     Character     16    Place Name 1
  375.               5  EPLACE2     Character     16    Place Name 2
  376.               6  EPLACE3     Character     16    Place Name 3
  377.               7  EPLACE4     Character     16    Place Name 4
  378.           ** Total **                      94
  379.  
  380.           FILE:  RIN2.DBF
  381.           This is the file that holds all of the RINs that are to be
  382.           printed continuously.  It's structure is shown below:
  383.  
  384.           Field  Field Name  Type       Width    Contents
  385.               1  NAME        Character     33    Not used by the program
  386.               2  TEMP_RIN    Character      5    A RIN to be converted
  387.               3  FILLER      Character     36    Not used by the program
  388.               4  RIN_NUM     Character      5    A converted RIN
  389.           ** Total **                      80
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                         - 6 -
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.           Floppy Disk Operation
  404.           -----------------------------------------------------------------
  405.           Although this program works best on a hard disk system, a floppy
  406.           disk system could be used if file sizes were kept small.  A way
  407.           to do this is to use GEDCOM to create a file of the persons you
  408.           want to create cards for.  Then create a new separate PAF
  409.           database with just those persons in it.  Then convert this small
  410.           database using FR2SDF and PRNTCARD as described above.
  411.  
  412.           In order to save space on your data disk (assumed to be in drive
  413.           B:), you should have PRNTCARD on your program disk (assumed to be
  414.           in drive A:).  PRNTCARD's data files should be on the data disk.
  415.           For the program to work properly, you must switch to the data
  416.           disk to establish it as the default disk and then run PRNTCARD
  417.           from drive A:.  These are the commands you would use:
  418.  
  419.           B: <Enter>
  420.           A:PRNTCARD <Enter>
  421.  
  422.           The command B: establishes drive B: as the default drive.  The
  423.           command A:PRNTCARD tells the computer to execute PRNTCARD from
  424.           the A: drive.  FR2SDF can be executed the same way.
  425.  
  426.           ERRORS
  427.           -----------------------------------------------------------------
  428.           Although I have made every effort to "bulletproof" this program,
  429.           there will probably be some errors in it.  Please contact me with
  430.           any errors you encounter.  I will want to have the following
  431.           information when an error occurs:
  432.  
  433.           A screen print of the screen when the error occurs.
  434.           What keystrokes you used to get the error.
  435.           Can the error be duplicated with those same keystrokes?
  436.           Your computer configuration (floppy disk or hard disk) and memory
  437.           capacity.
  438.           Version of DOS you are using.
  439.  
  440.           Also, should you have any enhancements or suggestions for the
  441.           program, I would appreciate hearing about them.
  442.  
  443.           MODIFICATIONS
  444.           -----------------------------------------------------------------
  445.           If the name is blanked out of the NAMADD2 record, the "Date
  446.           Prepared: " and date are not printed.
  447.  
  448.           A new option was added to print cards from a file of RINs.  This
  449.           required a new database file, RIN2.DBF.
  450.  
  451.           A new program was written, FR2SDF, to convert the PAF files to a
  452.           form that PRNTCARD can use.  This program converts the data about
  453.           3 times faster the previous program used.  It produces files that
  454.           are about 1/4 the size of the files produced by the previous
  455.           program.  The smaller conversion files save a great deal of space
  456.           when converting a large database.  This new program allows 5
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                                         - 7 -
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.           character RINs to be used instead of 6 character RINs.  This
  470.           saves a little bit of space.
  471.  
  472.           The Youngest Child Pointer RIN was added to the MARR2 database.
  473.  
  474.           The event RIN (or MRIN for marriages) was moved from the end of
  475.           the record to the beginning of the record for the EVENT2
  476.           database.
  477.  
  478.           The converted dates are consistent in their placement within the
  479.           field.  For example, the year will always start in byte 12 of the
  480.           date field.
  481.  
  482.           AVAILABILITY
  483.           -----------------------------------------------------------------
  484.           I have made this program available to the Ohio Genealogical
  485.           Society and some Genealogy BBSs.  This program is also available
  486.           from me.  Please send a MSDOS formatted 3 1/2" or 5 1/4" disk
  487.           with return postage, and I will copy the program onto the disk
  488.           and return it.
  489.  
  490.           TRADEMARKS
  491.           -----------------------------------------------------------------
  492.           dBASE III and dBASE III PLUS are Trademarks of Ashton-Tate.
  493.           Nantucket and Clipper are Trademarks of Nantucket Corporation.
  494.           Turbo Pascal is a Trademark of Borland International.
  495.           Personal Ancestral File is a Trademark of the Corporation of the
  496.           President of The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints.
  497.           IBM is a registered Trademark of International Business Machines,
  498.           Inc.
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.                                         - 8 -
  527.  
  528.  
  529.